In tante PMI i turni li fa una persona, di solito a fine settimana, su un foglio Excel costruito negli anni. Funziona finché il numero di persone è piccolo e niente cambia. Poi arriva una richiesta di ferie last minute, una malattia, un picco di lavoro, e il foglio va rifatto da capo. Vediamo perché è un problema più difficile di quanto sembri, e cosa vuol dire ottimizzarlo davvero.
Perché i turni sono un problema difficile
Non è difficile perché le persone sono tante. È difficile perché i vincoli da rispettare sono tanti, e tutti insieme. In un piano dei turni di solito devi tenere conto di:
- contratti e monte ore di ciascuno;
- riposi minimi tra un turno e l'altro e giorni di riposo settimanali;
- ferie, permessi e assenze già note;
- competenze: non tutti possono coprire tutte le postazioni;
- fabbisogno: quante persone servono in ogni fascia oraria;
- preferenze del personale, dove riesci a rispettarle.
Ogni vincolo da solo è gestibile. Il problema è che vanno soddisfatti tutti contemporaneamente, e il numero di combinazioni cresce in fretta. Bastano poche persone in più e provare le alternative a mano diventa impossibile. È esattamente il tipo di problema che la ricerca operativa sa risolvere.
Il costo dei turni fatti male
Un piano fatto in fretta sembra a posto, ma costa. Costa in straordinari che potevi evitare, in coperture sbagliate che scopri il giorno stesso, in malcontento quando i carichi non sono distribuiti in modo equo. E costa il tempo di chi lo rifà ogni volta che qualcosa cambia. Sono costi che non finiscono in una riga di bilancio, ma ci sono.
Cosa fa un buon piano dei turni
Un piano ottimizzato fa quattro cose che a mano è difficile fare insieme.
- Rispetta tutti i vincoli allo stesso tempo, senza dimenticarne uno.
- Copre il fabbisogno in ogni fascia, senza buchi e senza sovra-personale.
- Distribuisce il lavoro in modo equo, così nessuno è sempre quello dei turni scomodi.
- Riduce il costo, a partire dagli straordinari non necessari.
E quando una persona chiede di cambiare, ricalcola il piano in pochi minuti invece di rifarlo a mano. Soprattutto, ti dice perché ha fatto certe scelte, così puoi spiegarle.
Si parte da Excel, non si butta via
Non serve cambiare strumenti né imparare un software nuovo. Si parte dai file che usi già e dal modo in cui lavori oggi. Il lavoro è tradurre le tue regole in un modello, una volta, e poi usarlo ogni settimana. DAINO costruisce quel modello al posto tuo e ti restituisce il piano.